Klanten zijn belangrijk, ze zorgen namelijk voor inkomsten, de slagader van jouw organisatie. Maar als klanten niet op tijd betalen, kan dat toch echt tot nare situaties leiden. Hoe los je een issue met een klant op? Met de juiste aanpak worden je facturen niet alleen sneller betaald, maar kun je de klanttevredenheid ook nog eens verhogen.
Red je het nog met Excel?
Bij veel bedrijven worden facturen handmatig bijgehouden in Excel. “Klanten worden bekeken, betaalverzoeken worden stuk voor stuk verstuurd en als er tijd over is nagebeld”, zegt Kevin Verkerk, Directeur bij Finster. “Handwerk is super tijdrovend met als gevolg dat je achter de feiten aanloopt en je niet tijdig merkt dat het betalingsgedrag van je klant verslechtert.”
De nadelen van debiteurenbeheer vanuit een boekhoudpakket
Je debiteurenadministratie kan ook worden beheerd vanuit een boekhoudpakket. Er zijn systemen met goede functionaliteiten en het voordeel van zo’n pakket is: je hebt binnen het bedrijf één centraal systeem. Nadelen zijn er echter ook: maatwerk voor het inregelen en onderhouden van een pakket is duur. Ook is de gebruiksvriendelijkheid vaak niet optimaal, verschillende fases van een debiteur zijn vaak niet zichtbaar, waardoor in de praktijk toch vaak weer Excel en Outlook om de hoek komen kijken. En misschien nog wel het belangrijkst: in een boekhoudpakket kan geen onderscheid worden gemaakt tussen de ene en de andere klant. Terwijl betaalafspraken per klant kunnen verschillen en ook vervolgacties anders kunnen zijn.
Samen naar een win-win situatie
Steeds meer bedrijven zoeken naar gespecialiseerde software voor het debiteurenbeheer. “Elk bedrijf wil natuurlijk efficiënter werken, met als uiteindelijk doel dat facturen sneller betaald worden. Maar hoe dat precies werkt, weten zij vaak niet precies. Wij helpen onze klanten stap voor stap naar een veel efficiënter en geautomatiseerd debiteurenbeheer. We bepalen vooraf samen verschillende doelen, zodat die voor alle partijen duidelijk zijn. Dat schept een hoop duidelijkheid”, verteld Kevin.
Gespecialiseerde software maakt het bovendien mogelijk processen en workflows te optimaliseren. Wat voorheen handmatig moest, kan met software automatisch. Daardoor verschuift bij debiteurenbeheer de focus van openstaande facturen naar contact met de klant. Kevin : “Je verspilt geen tijd aan onnodige handelingen voor betaalverzoeken en andere (onnodige) administratieve handelingen.”
Een handige bijkomstigheid van Notify is de mogelijkheden om te digitaliseren. Communicatie, zoals e-mail integreren, een iDeal betaalbutton toevoegen en zelfs een dashboard voor jouw debiteuren zijn basics, die we bij elke klant toevoegen. “Acties automatiseren en een klant meer zelf laten doen; dat scheelt echt zeeën van tijd. Tijd die je kunt besteden aan klanten die net iets meer tijd nodig hebben”.
Maar is dat niet een flinke investering?
Vroeger was dat zeker zo. Software zelf en de implementatie consultants, die op bezoek kwamen, waren super duur en het duurde ook nog eens erg lang. Cloud software zoals Notify heeft heel veel mogelijkheden. Vooraf denken onze klanten vaak dat debiteurenbeheer software een flinke in tijd en geld investering vraagt, erkent Kevin. Dat blijkt onjuist. “In de praktijk hoor ik meestal: ‘Serieus Kevin? Dat is veel minder dan ik dacht’.”
