Elke Credit Manager of debiteurenbeheerder heeft er wel eens van gehoord; de DSO, oftewel Days Sales Outstanding. De DSO geeft jou door een eenvoudige berekening inzicht hoe lang het gemiddeld duurt voordat jouw bedrijf een factuur betaald krijgt. De credit manager met zijn team debiteurenbeheerders is verantwoordelijk voor het op peil houden van de DSO. Natuurlijk ook in samenwerking met de commerciële afdeling. Een goede ontwikkeling: de DSO is namelijk van grote invloed op de cashflow en gezondheid van je organisatie, hoe meer mensen je daarbij betrekt, hoe beter dus.
Wat betekent DSO nu eigenlijk?
De DSO (Days Sales Outstanding) verwijst naar het gemiddelde aantal dagen dat jouw bedrijf nodig heeft om een factuur betaald te krijgen. Om dat eenvoudig te houden is daar een berekening voor bedacht, die het aantal dagen dat een factuur gemiddeld uitstaat tot het moment van betaling, weergeeft. Hoewel de debiteurenbeheer afdeling haast dagelijks bezig is met de de DSO, wordt er door veel bedrijven per kwartaal of jaarlijks gekeken naar het verloop ervan.
Hoge of lage DSO?
9 van de 10 keer is de Credit Manager met zijn afdeling verantwoordelijk voor de controle en verbetering van de DSO. Een lage DSO betekent dat een bedrijf kort op de bal zit en dat facturen snel worden betaald. Een hoge DSO laat zien dat een bedrijf langer nodig heeft om facturen betaald te krijgen. Buiten een actieve werkwijze, kan het natuurlijk ook komen door het soort klanten dat jouw bedrijf heeft. In de ene branche is nu eenmaal een hoger betaalrisico dan in de andere. Dit kan een bewuste keuze van een organisatie zijn, maar ervaring leert dat een hoge DSO op een minder effectief debiteurenbeleid en een meer risicovolle klantengroep.
Een hoge DSO wordt veroorzaakt door:
– Klanten die structureel te laat betalen, of gewoonweg niet willen betalen;
– Geen debiteurenbeheerproces en/of credit management software;
– Contractueel vastgelegde langere betaaltermijnen. Bedrijven met een sterke markt- en machtspositie verwachten vaak een lange betaaltermijn van hun leveranciers.
Hoe kun je jouw DSO verlagen?
Er zijn verschillende manieren om uw DSO te verlagen en afschrijvingen te voorkomen:
– Check je klanten vooraf, en spreek goed af hoe en wanneer de factuur betaald moet worden;
– Door vooraf informatie op te vragen door middel van een creditcheck over het betaalgedrag van je mogelijke klant, kun je als bedrijf voorkomen dat je zakendoet met wanbetalers.
Zodra het aantal klanten stijgt, maken veel bedrijven gebruik van credit management software om het credit management proces meer te automatiseren. Een goed teken, want een gezonde cashflow is cruciaal voor het voortbestaan van je organisatie.
Hoe kun je je DSO berekenen?
Voor de DSO berekening bestaan er verschillende methoden:
Standaard methode:
Debiteurensaldo einde maand
——————————————– x 30 = Gemiddelde betaaltermijn in dagen
Maandomzet
Snelle inventarisatie:
Debiteurensaldo
——————————————– x 30 = Gemiddelde betaaltermijn in dagen
Jaaromzet / 12
Dit zijn twee methoden die je snel en eenvoudig inzicht geven over de gezondheid van jouw cashflow. Het is natuurlijk prettig dat jouw facturen binnen de wettelijke termijn van 30 dagen betaald worden, maar dat gaat echt niet vanzelf.
Debiteurenbeheer automatiseren: tijdwinst boeken en kosten besparen
Binnen het debiteurenbeheer proces zijn veel (administratieve) taken te automatiseren. Je kunt echter niet alle taken uit het debiteurenbeheer automatiseren. Wat Notify doet is de taken die te automatiseren zijn in flows verwerken, en jou een melding geven van de taken die jouw aandacht nodig hebben. Jij hebt hierdoor geen omkijken naar standaard processen doordat onze debiteurenbeheer software dat werk al doet. Je krijgt echter wel proactief input over belangrijke zaken aangaande jouw debiteurenbeheer, bijvoorbeeld een stijgende DSO, maar denk ook aan een wijziging in de kredietwaardigheid van jouw debiteuren. Via je persoonlijke platform van de online debiteurenbeheer software krijg je deze meldingen.
Online debiteurenbeheer software integreren met boekhoudpakket
Om direct een zorg weg te nemen: overstappen naar een ander boekhoudpakket is niet nodig. Notify is met alle grote boekhoudpakketten standaard te koppelen, maar kan ook standalone draaien. Dit laatste is ideaal voor bedrijven die een eenvoudige boekhouding hebben. Ook hierover kan een specialist van Notify je overigens adviseren. Doordat wij middenin deze branche werkzaam zijn, en dit voor honderden bedrijven doen, hebben we een schat aan ervaring en informatie voor je. Doordat je werkt met onze online debiteurenbeheer software heb je automatisch de meest recente versie, wij voeren de updates namelijk voor je uit. Je betaalt een prijs per maand en wij bieden keuze uit meerdere pakketten. Dit is vele malen goedkoper dan maatwerk en de kosten verdienen zich bij de meeste bedrijven terug in de kostenbesparing die het debiteurenbeheer automatiseren teweeg brengt