In Nederland mag een factuur standaard 30 dagen onbetaald blijven. Dit is de wettelijke betalingstermijn die geldt als er geen andere afspraak is gemaakt. Heb je als ondernemer een kortere of langere termijn afgesproken in je algemene voorwaarden of op de factuur zelf, dan geldt die afgesproken termijn. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over betalingstermijnen, aanmaningen en het voorkomen van openstaande facturen.
Wat is de wettelijke betalingstermijn in Nederland?
De wettelijke betalingstermijn in Nederland is 30 dagen na de factuurdatum of na ontvangst van de factuur. Dit geldt zowel voor zakelijke transacties als voor betalingen van consumenten, tenzij partijen schriftelijk een andere termijn zijn overeengekomen. Bij zakelijke overeenkomsten mag je maximaal 60 dagen afspreken; een langere termijn is alleen geldig als dit uitdrukkelijk is overeengekomen en niet onredelijk bezwarend is voor de schuldeiser.
Voor MKB-ondernemers is het belangrijk om te weten dat de betalingstermijn ingaat op het moment dat de klant de factuur heeft ontvangen. Staat er geen datum op de factuur of is de ontvangstdatum onduidelijk, dan geldt de factuurdatum als uitgangspunt. Zorg er daarom altijd voor dat je facturen voorzien zijn van een duidelijke factuurdatum en een expliciete betalingstermijn.
Als je in je algemene voorwaarden of op de factuur een kortere termijn hanteert, bijvoorbeeld 14 dagen, dan geldt die termijn. Veel ondernemers kiezen bewust voor een kortere betalingstermijn om hun cashflow te verbeteren en het beheer van openstaande facturen overzichtelijk te houden.
Wat gebeurt er als een factuur te laat wordt betaald?
Als een factuur niet binnen de afgesproken termijn wordt betaald, is de debiteur van rechtswege in verzuim. Dit betekent dat je als schuldeiser automatisch recht hebt op wettelijke rente zonder dat je een aanmaning hoeft te sturen. Daarnaast mag je incassokosten in rekening brengen zodra de betalingstermijn is verstreken en je de klant hebt aangemaand.
De wettelijke rente voor zakelijke transacties (B2B) ligt aanzienlijk hoger dan voor consumententransacties. Dit is bedoeld als prikkel voor bedrijven om facturen tijdig te betalen. De exacte hoogte van de wettelijke handelsrente wordt elk halfjaar vastgesteld door de overheid.
Naast rente heb je ook recht op vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten. De hoogte hiervan is wettelijk vastgelegd via het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK) en is afhankelijk van de hoogte van de openstaande vordering. Voor een factuur van 1.000 euro bedragen de incassokosten minimaal 40 euro.
Hoelang mag je wachten voordat je een aanmaning stuurt?
Je mag direct na het verstrijken van de betalingstermijn een aanmaning sturen. Er is geen wettelijke wachttijd voordat je een eerste herinnering of aanmaning verstuurt. Zodra de betaaltermijn is verlopen en het bedrag nog niet is bijgeschreven, ben je volledig gerechtigd om actie te ondernemen.
In de praktijk sturen veel ondernemers eerst een vriendelijke betalingsherinnering, gevolgd door een formele aanmaning als de klant niet reageert. Bij een formele aanmaning stel je de debiteur een laatste redelijke termijn, doorgaans 14 dagen, om alsnog te betalen. Pas na het verstrijken van die termijn kun je overgaan tot verdere incassomaatregelen.
Een veelgemaakte fout is te lang wachten met het versturen van een aanmaning uit beleefdheid of omdat men de klantrelatie niet wil verstoren. Dit werkt averechts: hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat deze volledig wordt betaald. Consequent en tijdig opvolgen is dan ook de meest effectieve aanpak voor het beheren van openstaande facturen.
Wanneer mag je een incassobureau inschakelen?
Je mag een incassobureau inschakelen zodra een debiteur na een formele aanmaning met een redelijke betalingstermijn nog steeds niet heeft betaald. Er is geen wettelijke minimumperiode die je moet afwachten, maar in de praktijk geldt dat je minimaal één aanmaning met een duidelijke termijn moet hebben verstuurd voordat incassokosten rechtmatig in rekening kunnen worden gebracht.
Bij het inschakelen van een incassobureau is het verstandig om te kiezen voor een partij die zowel minnelijke als gerechtelijke incasso kan uitvoeren. Minnelijke incasso houdt in dat het bureau namens jou contact opneemt met de debiteur om tot een betalingsregeling te komen. Lukt dat niet, dan kan de zaak worden voorgelegd aan de rechter.
Notify maakt deel uit van de Finster Groep, samen met Incassonet. Dit betekent dat wanneer een vordering escaleert, de stap naar professionele incasso soepel verloopt zonder dat je als ondernemer zelf hoeft te schakelen tussen verschillende partijen.
Hoe voorkom je openstaande facturen met automatisering?
De meest effectieve manier om openstaande facturen te voorkomen is door het gehele opvolgingsproces te automatiseren. Met geautomatiseerd debiteurenbeheer worden herinneringen en aanmaningen automatisch verstuurd op het juiste moment, zonder dat je er zelf aan hoeft te denken. Dit zorgt voor consistente opvolging en voorkomt dat facturen door de mazen van het net glippen.
Automatisering helpt ook bij het vroegtijdig signaleren van risico’s. Denk aan het toewijzen van kredietlimieten op basis van de betaalgeschiedenis van een klant, zodat je nooit meer verrast wordt door een klant die structureel te laat betaalt. Door inzicht te hebben in de betaalpatronen van je debiteuren kun je proactief handelen in plaats van reactief.
- Stel automatische herinneringen in op vaste momenten na de vervaldatum
- Gebruik realtime inzicht in openstaande bedragen per klant
- Wijs kredietlimieten toe op basis van betaalhistorie
- Koppel je boekhoudpakket zodat factuurdata altijd actueel zijn
Hoe Notify helpt met debiteurenbeheer software
Notify is een Nederlandse debiteurenbeheer software die speciaal is ontwikkeld voor groeiende MKB-bedrijven. Het platform automatiseert het volledige debiteurenproces: van het versturen van betalingsherinneringen tot het bewaken van kredietlimieten en het bijhouden van de communicatiegeschiedenis per klant. Gebruikers worden gemiddeld 30% sneller betaald en besparen tot 80% van de tijd die ze anders kwijt zijn aan handmatige opvolging.
Concreet biedt Notify het volgende:
- Automatische synchronisatie met je boekhoudpakket via directe API-koppeling met onder andere Exact Online, AFAS en SnelStart
- Dagelijkse updates over de liquiditeit van je debiteuren
- Een volledig klantenportaal met betaalhistorie en communicatielogboek per debiteur
- Geautomatiseerde herinneringen en aanmaningen in eigen huisstijl
Wil je stoppen met het handmatig najagen van openstaande facturen en meer grip krijgen op je cashflow? Plan een gratis demo en ontdek hoe Notify jouw debiteurenbeheer volledig uit handen neemt.
