Wat houdt debiteurenbeheer in?
Debiteurenbeheer is een cruciaal onderdeel van het financieel management dat zich bezighoudt met het beheren van de openstaande facturen van een onderneming. Zeker voor MKB-bedrijven, waar de cashflow vaak een belangrijke graadmeter is voor het welzijn van een bedrijf, kan effectief debiteurenbeheer het verschil maken tussen succes en falen. In deze blog bespreken we niet alleen wat dit onderdeel van de boekhouding precies is, maar geven we je ook een aantal handige strategieën om het beheer van je debiteuren te verbeteren en daarmee de financiële risico’s juist te beperken.
Wat is een debiteur en hoe werkt het beheer hiervan?
Een debiteur is een klant of een organisatie die nog een bedrag verschuldigd is aan een bedrijf, die voor dit bedrag goederen of diensten heeft geleverd. Het bedrag dat nog door de debiteur betaald moet worden wordt ook wel een openstaande vordering genoemd. Het correct en tijdig innen van deze vorderingen is essentieel voor de liquiditeit en financiële gezondheid van een onderneming.
Daarom is debiteurenbeheer, ook wel bekend als credit management, ook zo belangrijk. Dit bevat alle processen en strategieën die worden gebruikt om de betaling van openstaande facturen te beheren en sneller te laten verlopen. Denk dan aan het monitoren van betalingen, het nabellen van klanten, het versturen van herinneringen en, indien het daadwerkelijk nodig is, het inschakelen van incassobureaus.
Toepassingen voor het beheer van debiteuren
Voorheen werd debiteurenbeheer nog veelal op de ‘traditionele’ manier uitgevoerd. Dat wil zeggen: vrijwel alles, van het sturen van facturen tot het verzenden van herinneringen of aanmaningen, werd nog handmatig gedaan. Tegenwoordig zijn er echter genoeg toepassingen te bedenken die het effectief beheren van debiteuren makkelijker maken. Hieronder zetten we een aantal van deze toeppassingen voor je op een rij.
Automatisering en software
De moderne technologie heeft ook de debiteurenadministratie aanzienlijk veranderd. Veel bedrijven maken tegenwoordig gebruik van gespecialiseerde software om het beheer van debiteuren te optimaliseren. Deze software helpt bij het opvolgen van openstaande facturen, het automatisch versturen van betalingsherinneringen en het genereren van inzichten over de betalingsgeschiedenis, de betalingsprestaties en kredietwaardigheid van klanten.
Elektronische facturatie
Elektronische facturatie, ook bekend als e-facturatie, maakt het factureringsproces eveneens sneller en efficiënter. E-facturen worden direct naar de klant verzonden en kunnen eenvoudig worden geïntegreerd met boekhoudsystemen. Dit proces vermindert niet alleen de kans op menselijke fouten, maar versnelt ook het betalingsproces.
Klantportals
Klantportals bieden klanten de mogelijkheid om hun openstaande facturen in te zien, betalingen te doen en eventuele geschillen of vragen snel te adresseren. Dit verhoogt de transparantie en verhoogt vaak de klanttevredenheid.
Handige strategieën voor debiteurenbeheer
Om zelf aan een effectiever en efficiënter debiteurenbeheer te doen, zijn er een aantal strategieën die je kunt toepassen. Denk bijvoorbeeld aan de segmentatie van klanten. Niet iedere klant is gelijk als het gaat om betalingsgedrag en kredietwaardigheid en daarom is het slim te segmenteren, zodat je verschillende strategieën kunt toepassen voor verschillende klantgroepen. Zo kunnen trouwe klanten met een goede betalingsgeschiedenis misschien flexibelere betalingsvoorwaarden krijgen dan klanten met een minder betrouwbare betalingsgeschiedenis. Sowieso is het slim om heldere betaalvoorwaarden te presenteren aan de klanten, met daarin onder meer de betalingstermijn en de consequenties bij eventueel te late betalingen. Leg deze voorwaarden ook vooral contractueel vast, om juridische conflicten in de toekomst te vermijden.
Een andere belangrijke strategie voor effectief debiteurenbeheer is het regelmatig controleren van de kredietwaardigheid van (nieuwe) klanten. Als je klanten met een hoog kredietrisico tijdig identificeert, kan je als bedrijf zijnde passende maatregelen nemen. Denk aan het vragen van een vooruitbetaling of het aanbieden van kortere betaaltermijnen. Proactieve communicatie is een andere strategie die zeker niet mag worden vergeten in het debiteurenbeheer. Houd vooral regelmatig contact met je debiteuren, waardoor je relaties makkelijker kunt onderhouden en betalingsproblemen vroegtijdig signaleert.
Aanbieden van incentives voor snellere betalingen
Wat ook wel eens gebeurt is het aanbieden van incentives, om klanten op die manier aan te moedigen om hun facturen tijdig te betalen. Dit kan in de vorm van kortingen voor vroege betalingen of andere voordelen, zoals loyaliteitspunten. Ondanks de beste inspanningen zullen er altijd klanten zijn die niet op tijd betalen en daarom is het essentieel om een duidelijk incassoproces te hebben. Dit proces kan interne stappen omvatten zoals herhaalde herinneringen en telefonisch contact, maar ook het inschakelen van externe incassobureaus wanneer interne inspanningen niet succesvol zijn.
Efficiënt en effectief debiteurenbeheer met de automatische software van Notify
Dat het gebruik van automatische debiteurenbeheer software veel voordelen met zich meebrengt voor de nodige (MKB-)bedrijven, bewijst de software van Notify. Deze software laat zien dat debiteurenbeheer tegenwoordig veel effectiever én efficiënter kan dan voorheen. De debiteurenadministratie wordt eenvoudiger, efficiënter én sneller door onder meer het automatisch versturen van herinneringen en aanmaningen. Bedrijven besparen door het gebruik van de software zo’n 80% aan debiteurenbeheertaken en bovendien worden facturen tot wel 30% sneller betaald. Alleen maar voordelen dus! Wil je de automatische software van Notify ook eens uitproberen? Neem dan gerust eens contact op of plan direct een demo om alle voordelen eens te ervaren!
