Het opvolgen van openstaande facturen blijft een grote uitdaging, zeker in tijden waarin het behouden van een goede cashflow een flinke uitdaging is. Wat doe jij wanneer een klant het niet eens is met een factuur of wanneer er om een betalingsregeling wordt gevraagd? Herinneringen moeten natuurlijk, het liefst automatisch, de deur uit blijven gaan, disputen moeten worden afgehandeld en ondertussen dien je ook nog aantekeningen te maken. Hoe kun jij het debiteurenproces zo efficiënt mogelijk inregelen? Oftewel: wat is de toegevoegde waarde van debiteurenbeheer software? In deze blog delen we de belangrijkste voordelen van het gebruiken van debiteurenbeheer software.debiteurenbeheer
Kijk eens kritisch naar jouw huidige proces
Net als het kijken naar hernieuwde verzekeringen of een nieuwe energieleverancier, is het raadzaam ook kritisch te kijken naar jouw interne processen. Buiten de nodige euro’s, levert je dit ook een efficiëntere bedrijfsvoering op. Het lijkt het in eerste instantie makkelijker om mee te gaan in de ‘flow van de dag’ en de werkzaamheden uit te voeren zoals dit al jaren gaat. Echter, Wanneer je de tijd neemt om het debiteurenproces van jouw organisatie op een rij te zetten, kom je er vaak al snel achter dat best complex kan zijn. Van het moment dat een klant een service of dienst accepteert tot het moment van betaling van de factuur, zijn nog veel tussenstappen te zetten. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je een deel van de werkzaamheden in een ERP-systeem uitvoert en een ander deel in een boekhoudprogramma, of mogelijk dat je zelfs nog lijstjes bijhoudt in Excel. Een geautomatiseerd proces helpt bij het efficiënter en effectiever uitvoeren van het debiteurenproces. De juiste debiteurenbeheer software is hier de oplossing voor.
De voordelen van debiteurenbeheer software
De belangrijkste overweging om debiteurenbeheer software aan te schaffen is dat jouw beleid efficiënter (meer handelingen in minder tijd), effectiever (beter en sneller resultaat) en meer gestructureerd en consequent kan uitvoeren. Hiermee kunt je dus ook direct de kwaliteit van de dienstverlening naar jouw klanten verbeteren. Enerzijds omdat je tijd over houd die je kunt besteden aan je klanten, anderzijds omdat je jouw klanten ook alle betaal- en communicatie mogelijkheden biedt.
De vier belangrijkste redenen om debiteurenbeheer software aan te schaffen, delen we natuurlijk ook met je:
Laten we starten met de praktische voordelen: de voordelen hebben betrekking op dagelijks terugkerende activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan het schrijven en versturen van e-mails, het verwerken van notities en het maken van rapportages. Indien je nog niet in debiteurenbeheer software werkt, zult je merken dat gegevens niet aan elkaar gekoppeld zijn. Je zult werken in bijvoorbeeld nog een to-do-list in Word en e-mails worden verstuurd vanuit Outlook. Door middel van “copy-paste” maak je vervolgens weer een notitie in het klantsysteem. Indien je gebruik maakt van debiteurenbeheer software, combineer je die allemaal in één systeem. Daarmee blijft een groot deel van het deze tijdrovende, administratieve taken jou in ieder geval bespaard.
Financiële voordelen: de juiste software stelt je in staat om het gehele debiteurenbeheer te structureren en optimaliseren, wat je terug zult zien in de cijfers.
Verbetering betaalgedrag: door een gerichte benadering zal het gemiddeld aantal dagen dat een factuur openstaat worden verlaagd, wat zich terug laat zien in een verbeterde cashflow.
Verbetering klantrelatie: door de tijdsbesparing die je terugwint met geautomatiseerde processen, heb je veel meer tijd om met uw klanten om te gaan en aan de klantrelatie te werken. Daarnaast bied je jouw klanten alle betaal- en communicatiemogelijkheden, wat tot een hoop gemak zal leiden. Doordat je het contact goed onderhoud, zal je tevens zien dat het aantal incassobureau zaken sterk zal afnemen. Een grote win-win dus!
Bij Notify zijn wij van mening dat de juiste debiteurenbeheer software, gecombineerd met ijzersterke support zal leiden tot een veel beter intern proces, maar ook veel meer plezier. Fijn communiceren met je klanten, sneller betaald krijgen, zónder dat je die zaken hoeft uit te besteden. Dat wil toch iedereen?
