Belangrijk
Effectief dispuut management: hoe pak je het aan?
Helaas is het een feit dat facturen met enige regelmaat niet (direct) worden betaald. Vaak is een dispuut hier de reden van. Mede daarom is het van groot belang dat het dispuut management in iedere organisatie op orde is, zodat de facturen uiteindelijk toch nog worden betaald. De debiteurenbeheer software van Notify beschikt over een dispuut management-module, waarmee je iedere binnenkomende klacht registreert en monitort en op die manier overzichtelijk toezicht kunt houden op de binnengekomen disputen. Maar wat is een dispuut eigenlijk precies? En hoe kan je het beste met een dispuut factuur omgaan? Wij leggen het hieronder uit én geven je de oplossing, zodat je in het vervolg jouw disputen vlot kunt afhandelen en daarmee de klanttevredenheid kunt verhogen.
Wat is een dispuut precies?
Voordat we je meer over onze dispuut management-module vertellen, geven we je eerst graag antwoord op de vraag ‘wat is een dispuut eigenlijk?’. Hebben we het over een dispuut op een factuur, dan hebben we het over een geschil dat aanleiding is om een bepaalde factuur niet te betalen. Dat kan meerdere oorzaken hebben. Het dispuut kan bijvoorbeeld gaan om een product dat verkeerd of juist helemaal niet is geleverd, de prijs die op de factuur staat vermeld of gewoonweg een andere fout in de factuur. Dit is niet wenselijk, want een te lang openstaande factuur kan ongewenste gevolgen hebben. Denk aan een hogere DSO (Days Sales Outstanding), wat voor geen enkele organisatie fijn is. Om dit soort scenario’s te voorkomen hebben wij in Notify een dispuut management-module, waarbij je wordt ondersteund bij een juiste opvolging van klachten.
De dispuut management-module
in Notify
Met de dispuut management-module in Notify krijg je dus ieder dispuut op een factuur op een overzichtelijke manier binnen. Op die manier voorkom je dat klachten versnipperd raken en weet je van elkaar wie wat en wanneer oppakt. Het is van belang dat je als bedrijf zijnde de klachten tijdig oplost, want anders zullen de openstaande facturen zich steeds verder opstapelen. De dispuut management-module van Notify ondersteunt je bij de juiste opvolging van klachten, zodat niets een snelle en volledige betaling meer in de weg staat. Met behulp van de module wordt het dispuut niet alleen aangemaakt, maar wordt de klacht bovendien – minstens zo belangrijk – opgevolgd en gemonitord. Je kunt onder anderen eenvoudig terug vinden wat voor dispuut op factuur het is, bij welke afdeling of collega het ligt en hoe lang de klacht al loopt.
Daarnaast checkt Notify automatisch of het dispuut tijdig wordt opgelost. Is dat niet het geval? Dan verschijnt het dispuut automatisch op de agenda, zodat je de betreffende afdeling of collega een reminder kunt sturen. Goed om te weten is dat een vlotte afhandeling van disputen voor een hogere klanttevredenheid zorgt. En dat is nu juist waar wij je graag bij helpen. Om te bepalen welke strategie het beste bij jou past, is het belangrijk om inzicht te krijgen in diverse soorten disputen, betrokken afdelingen of collega’s en de doorlooptijd van het dispuut. De dispuut management-module van Notify beschikt over een uitgebreid dashboard, waar je al deze zaken in een uitgebreide dispuutrapportage terug kunt vinden.
De beste hulp bij dispuut management? Kies voor debiteurensoftware van Notify!
De dispuut management-module van Notify is dus een ideaal hulpmiddel om effectief dispuut management te stimuleren. Neem gerust contact op met onze specialisten wanneer je meer wilt weten over deze module. Wij zijn bereikbaar via [email protected] en 055-8080400. Ben je benieuwd of de debiteurenbeheer software van Notify – en daarmee dus de dispuut management-module – iets is dat echt bij jou past? Maak dan eenvoudig en vrijblijvend kennis met ons systeem door middel van een gratis demo van dertig dagen!
Over ons
Onze visie en missie
Bij Notify werkt een enthousiast team van professionals. We willen debiteurenbeheer in Nederland niet alleen slimmer en effectiever maken, maar ook een stuk menselijker. Met onze slimme automatisering, die we liefkozend ‘Flow’ noemen, en een persoonlijke touch willen we jouw debiteurenproces een flinke upgrade geven. Elke dag werken we aan innovaties die ervoor zorgen dat jouw organisatie financieel in topvorm blijft.
We hebben één simpel doel: jouw factuuropvolging een stuk makkelijker maken. We willen dat je minder tijd kwijt bent aan debiteurenbeheer, sneller je facturen betaald krijgt en dat je volledige controle hebt over je administratie. We gaan voor transparante processen, willen automatiseren zo simpel maken en we bieden betrouwbare inzichten waar je echt iets aan hebt. Zo hou jij meer tijd over voor de klanten die het écht nodig hebben.