5 e-mailtemplates die klanten wél laten betalen

Doorgaans stuur je twee à drie herinneringen en één formele aanmaning. Als daar geen reactie op komt, kun je een incassobureau inschakelen of juridische stappen overwegen. Houd altijd bewijs van alle verstuurde berichten.

Ja, mits dit in je algemene voorwaarden staat én je de klant eerst een aanmaning hebt gestuurd met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen. De hoogte van de incassokosten is wettelijk bepaald via de Wet Incassokosten (WIK).

Dinsdag tot donderdag tussen 9:00 en 11:00 heeft de hoogste openingsratio voor zakelijke e-mails. Vermijd maandagochtend (volle inbox) en vrijdagmiddag (mindset al in het weekend).

Ja. Notify verstuurt deze templates automatisch op het juiste moment, afgestemd op jouw klantsegmenten en in jouw huisstijl. Zo hoef je nooit meer handmatig een herinnering te sturen. Bekijk hoe dat werkt →

E-mail is voor de meeste B2B-bedrijven het meest effectief — het laat een schriftelijk spoor achter en past in de werkroutine van finance teams. Voor hardnekkige gevallen kan een combinatie met SMS of een brief extra effect hebben. Notify ondersteunt alle drie de kanalen en past het kanaal automatisch aan per klant.

Stuur na drie herinneringen een formele aanmaning met een uiterste betaaldatum. Reageert de klant dan nog niet, dan heb je de keuze om een incassobureau in te schakelen of een betalingsregeling aan te bieden. Zorg altijd dat je alle communicatie kunt aantonen — dat is belangrijk als je juridische stappen overweegt.

Stuur vanuit je eigen zakelijke domeinnaam, personaliseer de aanhef en het factuurnummer, en zorg voor een duidelijk onderwerp. Vermijd woorden als "DRINGEND" of "LAATSTE KANS" in hoofdletters — dat triggert spamfilters. Een professionele huisstijl en een herkende afzendernaam helpen ook.

Beide heeft waarde. Een e-mail is schriftelijk bewijs en kost weinig tijd. Bellen werkt goed bij langlopende relaties of als iemand meerdere keren niet reageert. Combineer ze: stuur eerst een e-mail, en bel daarna als bevestiging of als er geen reactie komt.