Ieder bedrijf dat producten of diensten levert heeft te maken met geldstromen. De meeste bedrijven werken met facturen met een factuurtermijn. Een klant die een factuur open heeft staan, wordt een debiteur genoemd. Niet alle facturen zullen altijd even snel betaald worden. Hoe vraag je een klant een achterstallige betaling te voldoen? Gevestigde bedrijven hebben meestal een sterke en bewezen workflow waarin debiteuren automatisch herinneringen ontvangen. Bij Notify helpen we bedrijven bij het opzetten van zo’n proces. We doen dit deels met onze software en deels met gedegen advies.
Kort antwoord op de vraag: hoe vraag je een klant een achterstallige betaling te voldoen?
Heb je weinig tijd om te lezen? Dan geven wij nu alvast het verkorte antwoord op de vraag “Hoe vraag je een klant een achterstallige betaling te voldoen?” Uiteraard kun je altijd even bellen om informeel een herinnering te geven. Leidt dit tot niets? Dan is het gebruikelijk om betalingsherinneringen te versturen. Wanneer mag je een betalingsherinnering sturen? Je stuurt deze meestal enkele dagen nadat de factuur verlopen is. Hoeveel herinneringen voor aanmaning? Volgens de overheid is één betalingsherinnering met 14 dagen betaaltermijn voldoende om vervolgens een aanmaning te sturen. Wordt er nog niet betaald? Dan kan een incassobureau ingeschakeld worden.
Factuur niet betaald binnen 30 dagen
Hanteer je zelf een betaaltermijn van 14 dagen? Dan kan het zijn dat je alsnog pas na 30 dagen betaald krijgt. Hoe kan dit? Indien er geen betalingstermijn is overeengekomen tussen jou en jouw klant, dan is de wettelijke termijn 30 dagen. Deze termijn gaat in vanaf ontvangst factuur, dus niet vanaf factuurdatum! Je kunt uiteraard al wel na het verlopen van jouw betaaltermijn de herinnering sturen. Je mag deze ook al eerder versturen, als een vriendelijke reminder. En je mag ook meerdere herinneringen sturen. Je zou tussen de 15e en 30e dag bijvoorbeeld of op de dag van de vervaldatum kunnen herinneringen. Je kan dit een week erna nogmaals doen, twee weken na vervaldatum opnieuw en na 30 dagen nogmaals. De maximale betaaltermijn is wettelijk 60 dagen.
Hoe maak je een herinnering factuur?
Een herinnering geven middels informele communicatie zoals WhatsApp of telefoon is prima, maar op een gegeven moment moet je de herinnering factuur wettelijk maken. Je doet dit met een officiële herinnering. Hierop vermeld je minimaal het factuurnummer, het openstaande bedrag, de nieuwe uiteindelijke betaaltermijn, en de gegevens voor overboeking. De tone-of-voice in een herinnering is vriendelijk en de meeste klanten zullen vervolgens netjes betalen. De vraag is echter, wat als er daarna niet betaald wordt. Hoe vraag je een klant een achterstallige betaling te voldoen?
Wat te doen bij achterstallige betaling? Aanmaning
De herinnering is nog vriendelijk van opzet, de aanmaning is dit niet. Hierin dien je duidelijk te maken wat de consequenties zijn als er nog niet betaald wordt. Dit is ook de reden waarom het zo belangrijk is een samenwerking met een incassobureau aan te gaan. Dit geldt ook als je nu geen verlopen factuur hebt, of nog moet starten met ondernemen. Ga het gesprek aan zodat je weet welke consequenties je aan jouw klant kunt noemen. Wat zet je in een aanmaning?
Aanmaning wettelijke eisen
De eisen die aan een aanmaning gesteld worden komen overeen met die voor een herinnering gelden. Je vermeldt wederom de uiteindelijke betaaltermijn, dus 14 dagen na ontvangst aanmaning. Deze brief wordt ook de veertiendagenbrief genoemd. Je dient letterlijk te vermelden: “Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd/ door u is ontvangen” Je vermeldt er echter bij dat dit de finale datum is. Je noemt welk bedrag aan incassokosten erbij komt indien er alsnog niet betaald wordt.
Wanneer mag je factuur verhogen?
In de aanmaning noem je de kosten die erbij komen indien betaling uitblijft, maar je mag deze kosten nog niet rekenen. Bekijk de Wet Incassokosten om de juiste kosten te berekenen. Maar beter nog, vraag dit aan ons of aan jouw incassobureau. Je mag minder rekenen, maar niet meer.
Hoe past Notify in dit verhaal?
Je moet weten dat Notify te koppelen is met de meeste boekhoudpakketten. Er verandert niets aan je facturatiesysteem, maar des te meer aan het proces erna. Bij de meeste bedrijven berust het debiteurenbeheer grotendeels op menselijk handelen. Een betaling wordt vaak wel automatisch gecontroleerd, maar daarna moet de herinnering handmatig verzonden worden. Met Notify verstuur je alles vanaf de openstaande factuur automatisch. Notify kan een debiteurenbeheerder vervangen of veel werk uit handen nemen. Wij zien bij klanten die met Notify gaan werken tot 80% besparing in tijd.
Wat moet je doen als een klant niet betaalt?
Hoe vragen om factuur te betalen? Veel ondernemers vinden dit een lastige stap. Want wat komt professioneel over? Wat zal de klantrelatie niet schaden? Maar uiteraard wel tot betaling leiden? Met Notify worden al deze vraagstukken overbodig. Wij bieden een vriendelijke manier van debiteurenbeheer wat wij op basis van jarenlange ervaring en duizenden cases gefinetuned hebben. Je communiceert volledig in jouw huisstijl en je kunt jouw klanten een makkelijk online portaal bieden. In onze ervaring is een goed stuk overzicht en doeltreffende communicatie belangrijk om een snelle betaling te ontvangen. Gemiddeld leidt Notify tot 30% snellere betalingen!
Hoezeer hebben achterstallige betaling betekenis voor jouw bedrijf?
Stel je zoekt klant betaalt niet zzp omdat je weinig eigen middelen hebt, maar in de problemen komt als de betaling uitblijft. Of je werkt bij een grote organisatie die ziet dat jaarlijks een fors deel van de omzet afgeschreven moet worden door gemiste betalingen en betaalachterstanden. Voor ieder bedrijf is overzicht cruciaal. Het draait om een stuk risicobeheersing. Een woord wat je daarbij tegenkomt, is ‘debiteuren saldo’. Dit is de totale optelsom van alle openstaande facturen van een debiteur.
Incasso inschakelen
Je weet nu het antwoord op de vraag “Hoe vraag je een klant een achterstallige betaling te voldoen?” Toch kan het zijn dat zelfs na de aanmaning er nog geen betaling op jouw rekening staat. Dit is heel vervelend en het is ergens ook jouw plicht als ondernemer om bedrijven of particulieren daar niet mee weg te laten komen. Je kunt een no-cure-no-pay incassobureau inschakelen. De minnelijke fase, dus het buitengerechtelijke traject kost daardoor niets als dit niet tot betaling leidt. Voor de gerechtelijke fase dien je in praktijk altijd te betalen, maar vaak is dit niet nodig. De meeste openstaande facturen worden door incassobureaus in de minnelijke fase afgehandeld.
Wat als een klant niet betaalt?
Is het incassobureau ook niet succesvol? Dan heb je twee keuzes. Je kunt de gerechtelijke procedure samen met het incassobureau tegen de debiteur starten. Dit kan leiden tot dagvaarding, faillissementsaanvraag en beslaglegging. Je kunt ook kiezen dit niet te doen, je moet dan de onbetaalde factuur in je boekhouding afboeken. Hoe niet betaalde facturen afboeken? Je dient de factuur te crediteren omdat je een ingeboekte factuur niet zomaar mag verwijderen. Deze handeling scheelt je in ieder geval de reeds betaalde BTW die je hiermee terug kunt krijgen van de belastingdienst.
Neem contact met ons op
Wij zijn Notify begonnen omdat wij ondernemers willen helpen een strak en efficiënt debiteurenbeheer op te zetten. Met de juiste kennis is dit helemaal niet moeilijk en het effect is daarentegen heel groot. Een efficiënt debiteurenbeheer kan de cashflow verbeteren waardoor het aantrekken van extern geld niet nodig is. Het verbetert de financiële gezondheid en de slagkracht van bedrijven. Bovendien neemt Notify vervelende terugkerende taken weg. Wij doen dit op twee manieren. Met goed doordachte software en gedegen advies. Voor het proberen onze software nodigen we je van harte uit. Voor persoonlijk advies neem je direct contact op.
