Notify en Uitgeverij Media Primair

Debiteurenbeheer automatiseren zonder verlies van controle

Al bijna 75 jaar brengt de Hoefslag de paardenwereld bij de liefhebber thuis. Het onafhankelijke paarden(sport)medium brengt via het maandelijkse tijdschrift, de website en de social media-kanalen achtergronden en praktische informatie over paarden, sport en paardenhouderij. Met duizenden facturen per maand was het optimaliseren van het debiteurenbeheer een belangrijk agendapunt Dankzij de innovatieve oplossing van Notify debiteurenbeheer werd het selectieproces eenvoudig en werden de eerste successen al snel geboekt.

Uitgeverij Media Primair bedient veel leden, maar ook adverteerders, en kent een maandelijkse facturatie via automatisch incasso, en dat zorgde voor best een uitdaging. Manager Finance Aad Rijsdijk, vertelt: “Het debiteurenbeheer kostte ons veel tijd en door de grote hoeveelheid facturen raakten we het overzicht wel eens kwijt.” Daar maken klant dan soms handig gebruik van. “Soms had een klant zelf ook even geen overzicht en in zo’n geval kostte het ons veel tijd en moeite om duidelijkheid te scheppen”.

Optimaliseren van het debiteurenbeheer

“We waren echt toe aan een automatisering-slag van ons debiteurenbeheer, maar we zijn niet zo’n voorstander van het uit handen geven van de controle. Zeker niet als het om klantencontact gaat”, vertelt Aad. Uitgeverij Media Primair koos ervoor om het debiteurenbeheer te optimaliseren met de hulp van Notify. “Door Notify te gebruiken wordt nu alles automatisch opgevolgd. Het is gekoppeld met onze Exact Online, onze boekhoudsoftware. Hierdoor worden betalingsherinneringen automatisch verzonden als een debiteur niet op tijd betaalt”, met altijd een iDeal button daarin verwerkt. Dat maakt betalen voor onze klanten veel makkelijker, zegt Aad. “We hebben zelf de volledige controle over het debiteurenbeheer proces, dat maakt Notify echt een perfecte fit voor ons.”

Voordelen van Notify

Voor Uitgeverij Media Primair is de automatische opvolging een uitkomst. Aad: “Elke betalingsherinnering heeft een betaallink, waardoor klanten direct kunnen betalen, maar openstaande facturen worden ook verzameld en dus niet per factuur herinnert. Dat was een eis van ons, omdat we onze klanten niet willen opzadelen met verschillende, onnodige e-mails, voor verschillende facturen. Het moet vooral efficiënt blijven. Volgens Aad heeft Notify nog een ander belangrijk voordeel: “Ons debiteurenbeheer is nog nooit zo overzichtelijk geweest. We kunnen van elke klant met één druk op de knop het volledig overzicht en de historie terugzien en in de persoonlijke agenda functie is voor ons direct inzichtelijk welke acties er staan ingepland en wat de aandachtspunten zijn.”

Uiteindelijk telt het resultaat

“Over het resultaat kan ik kort zijn”, zegt Aad. “Onze facturen worden veel sneller betaald dan voor de opvolging hoeven wij zelf geen tijd meer vrij te maken, dat gaat namelijk helemaal automatisch. Het scheelt ons dus een hoop tijd en het levert snel financieel resultaat op.”

“Als Manager Finance is het natuurlijk ook een super prettig gevoel dat we helemaal in control zijn en geen onduidelijkheid meer hebben over ons debiteurenbeheer. Heeft de directie vragen, dan kan ik snel schakelen en dat zorgt voor de voorspelbaarheid waar ik als financieel verantwoordelijke altijd naar streef”, besluit Aad. “Notify is wat ons betreft voor vrijwel elke onderneming een aanrader.”