Het inrichten van jouw debiteurenbeheer kan op veel verschillende manieren. Je kunt natuurlijk Excel of je boekhoudpakket gebruiken, maar je kunt ook gaan voor debiteurenbeheer software, waarbij je meer mogelijkheden hebt om overzichtelijk en gedetailleerd te werken. Feitje: met goed debiteurenbeheer heb je minder kans op liquiditeitsproblemen en dubieuze debiteuren.
Verbeter je interne processen met debiteurenbeheer software
Jouw interne processen rondom het debiteurenbeheer zijn super-belangrijk en als je kritisch kijkt zal je alleen met een Excel-sheet niet zo efficiënt kunnen werken als wanneer je software. Je kunt immers in Excel niet van alles onder één klant hangen, want het zijn alleen platte overzichten. Door efficiënter en effectiever te werken, verklein je de kans op langlopende issues en uiteindelijk zelfs in een vergevorderd stadium liquiditeitsproblemen. De eerste stap in een beter debiteurenbeheer is dus het verbeteren van je interne processen en debiteurenbeheer software kan je hier heel gemakkelijk bij helpen. Krijg inzicht in jouw processen en kijk naar de voordelen die de software voor jou kan opleveren.
Het financiële voordeel is vooral te halen uit de structuur die aangebracht wordt, waarbij het vaste beleid voorspelbaarheid oplevert bij de debiteur, vragen tijdig tackelt en zo zorgt dat de DSO, Days Sales Outstanding, lager wordt of laag blijft. Op deze manier heb je meer cash, die je weer kunt gebruiken om bijvoorbeeld te investeren in de organisatie. De gesprekken met je klant zullen minder gericht zijn op facturen, maar meer naar upsell en relatie mogelijkheden. Vanuit dit aspect kan meer geïnvesteerd worden, meer verkocht worden en onderaan de streep dus ook meer winst gemaakt worden.
Alle voordelen van software gebruiken op een rij
Je kan als je debiteurenbeheer software gebruikt veel voordeel behalen op operationeel, financieel, organisatorisch en zelfs op commercieel vlak. Als je naar het operationele gedeelte kijkt is het automatiseren van het versturen van betaalverzoeken vaak een grote win-win situatie. De automatisering in de software zorgt ervoor dat er op vaste momenten in het proces een herinnering wordt verstuurd, maar ook dat ze precies in jouw look & feel. Zo kun je fouten voorkomen en de werkuren verplaatsen naar een ander punt, zoals relatiebeheer of juist het verkopen van jouw product of dienstverlening. Hiermee wordt gelijk het organisatorische vlak aangeraakt. Je kunt namelijk de organisatie van het debiteurenbeheer anders inrichten en efficiënter gaan werken.
Debiteurenbeheer software is een goede toevoeging
Wil jij focus op nieuwe klanten, omzet en groei? Dan is debiteurenbeheer software een goede aanvulling op jouw huidige processen. Je zorgt daarmee dat je tijd hebt voor andere zaken. Verwar debiteurenbeheer software niet met algemene management software en kijk goed voor je de keuze maakt, wat de mogelijkheden zijn die jij nodig hebt en wat er in de software wordt aangeboden. Misschien heb je een klein debiteurenbeheer en volstaat een basispakket, terwijl je voor een uitgebreid pakket moet gaan als je een uitgebreid beheer hebt of wilt gaan voeren. Vergeet ook niet aan de toekomst te denken en zorg dat je iets kunt groeien in de debiteurenbeheer software, zodat je niet elk jaar over hoeft te schakelen op een ander pakket. Of kies een pakket dat de groeimogelijkheden biedt.
