Het klinkt eenvoudig: bijhouden wie wanneer zijn facturen betaalt en ervoor zorgen dat dit ook op tijd gebeurt. De afdeling debiteurenbeheer denkt daar wel anders over. Het is namelijk best een ingewikkeld proces. Wanneer het bedrijf en daarmee klantenbestand groeit, is het vanzelfsprekend dat er ook meer transacties plaatsvinden. Het verwerken van de betalingen en opvolgen van facturen is dan vaak een behoorlijke klus. Ook het afhandelen van klachten en het zo laag mogelijk houden van de doorlooptijd van deze klachten kost steeds meer tijd. Er gaat veel kostbare tijd verloren aan handmatige en terugkerende klussen, zoals administratieve taken en het opvolgen van onbetaalde facturen. Een inefficiënt proces is tijdrovend en gaat daarmee ten koste van de cashflow.
Dit kan anders! Het wordt tijd dat debiteurenbeheerders weer ruimte hebben om klanten tevreden te houden en de doorlooptijd van facturen omlaag te krijgen.
Automatiseer waar je kunt
Maar hoe kunnen we ervoor zorgen dat deze processen efficiënter ingericht worden? Simpel, automatiseer het proces en verbeter de cashflow met software. Applicaties, zoals credit management software, zijn heel goed in het optimaliseren van processen. Dit maakt een groot gedeelte van debiteurenbeheer een perfecte taak voor technologie. Begin met automatiseren en houd tijd over voor taken waar het voor debiteurenbeheerders echt om draait: de days sales outstanding (DSO) zo laag mogelijk houden en de klanttevredenheid verhogen. Want als je terugkerende taken kunt automatiseren, dan heb je meer tijd over voor klanten, die net iets meer aandacht vragen. Wij geven je vijf redenen waarom het automatiseren van debiteurenbeheer je gaat helpen:
- Real-time inzicht in de gegevens van iedere klant
Het komt vaak voor dat dankzij het handmatig verwerken van facturen de informatie van jouw klanten niet up-to-date is. De debiteurenbeheerder krijgt bijvoorbeeld een melding dat een factuur nog niet is betaald, terwijl de klant dit al wel heeft gedaan. Het verwerken is niet op tijd gebeurd en de klant ontvangt onterecht een herinnering. Automatisering verkort de tijd die tussen het ontvangen van een betaling en het registreren daarvan zit. Daarnaast is het in software mogelijk om te koppelen met al bestaande systemen, zoals boekhoudpakketten. Hierdoor is integratie met verschillende data mogelijk en is er in jouw team altijd een duidelijk overzicht beschikbaar van welke klanten er nog benaderd moeten worden en welke al netjes hun facturen betaald hebben. Het real-time inzicht in de klantgegevens maakt het voor zowel de debiteurenbeheerder als voor de klant veel overzichtelijker.
- De cashflow wordt sterk verbeterd
Een goed overzicht van de klanten waarbij facturen nog open staan, maakt het makkelijker om zeker te weten welke facturen nog openstaan. Dit zorgt ook voor een scherp overzicht van bedragen die nog binnen moeten komen. Facturen kunnen hierdoor sneller worden herinnert en omdat dit geautomatiseerd gebeurd, zullen die dan ook sneller worden betaald.
- Operationele kosten gaan omlaag
Software brengt natuurlijk kosten met zich mee, maar betaalt zichzelf al snel terug doordat er beter gebruik wordt gemaakt van de tijd die debiteurenbeheerders hebben. Taken die normaal gesproken veel tijd – en daarmee geld kosten – kunnen door dankzij automatisering worden overgenomen. Hierdoor hebben medewerkers meer tijd over om dingen te doen die credit management software juist niet kan.
- Meer aandacht voor de klant
De optimalisatie van het debiteurenbeheer en de mogelijkheid om klanten op basis van het betaalgedrag te segmenteren, zorgen ervoor dat de klantcommunicatie accurater is. Door een gestroomlijnd proces is er meer tijd om echt met de klant te praten en een flow met persoonlijke klantgegevens op te bouwen om dit ook in de toekomst te kunnen doen. Win voor jou én een win voor jouw klant dus.
- Een gestroomlijnd, helder proces
Het automatiseren van bepaalde taken van de debiteurenbeheerder dankzij software kan dus op veel verschillende vlakken voor vooruitgang en efficiëntie zorgen. Een gestroomlijnd proces zorgt voor een duidelijker beeld van elke debiteur, geeft meer inzicht in de casflow en maakt meer tijd vrij voor collega’s om zich te richten op belangrijke zaken die software niet kan. Denk bijvoorbeeld aan het maken van bellen van debiteuren en het onderhouden van de klantrelatie. Zo helpt credit management software jou met betere klantencommunicatie en een veel efficiënter proces. Genoeg redenen dus om het automatiseren van je debiteuren nu écht in overweging te nemen.
Klaar om je debiteurenbeheer te optimaliseren?
Notify kan je helpen bij deze overweging. Wil je weten hoe debiteurenbeheer software jou kan helpen? Plan dan eenvoudig een demo met ons in.
