Voor veel bedrijven staat automatisering op de agenda, want administratieve taken automatiseren is altijd prettig en met de hulp van software kunnen jij en je collega’s nog efficiënter werken. Toch is automatisering iets spannends, want het uit handen geven van een proces door debiteurenbeheer software, hoe werkt dat eigenlijk? Oftewel; het onbekende is altijd spannend en voor veel bedrijven toch nog een drempel. Bij Notify is dat niet anders.
Om zo goed mogelijk van start te gaan met Notify speelt de juiste support daarom een hele belangrijke rol tijdens de implementatie van Notify. Wij ondersteunen en ontzorgen zo veel mogelijk bij de overstap naar debiteurenbeheer software van Notify. Onze collega Jette is support specialist binnen Notify. Zij neemt je mee in alle fases die wij doorlopen bij een nieuwe klant.
Voordat we de inhoud bespreken, maken we vanzelfsprekend eerst kennis met de klant. We proberen door dit kennismakingsgesprek korte lijntjes te leggen tussen Notify en de klant. Daarnaast is het kennismakingsgesprek bedoeld om te bespreken hoe het debiteurenbeheer op dat moment is ingericht. Dit zorgt ervoor dat mijn collega’s en ik een oplossing op maat kunnen bieden binnen de ‘standaard oplossingen’ van Notify, vertelt Jette.
Na het kennismakingsgesprek en het inventariseren huidige debiteurenbeheer, gaan we de inrichting van Notify bepalen. We proberen hierbij het huidige debiteurenbeheer proces van de klant binnen Notify te automatiseren en zo efficiënt mogelijk te maken. Zo verandert er weinig voor de debiteuren en wordt het beheer door onze klant vele malen effectiever, wat leid tot een gigantische tijdbesparing en veel beter betaalgedrag. Binnen onze debiteurenbeheer software hebben we tal van mogelijkheden om dit te bereiken. Er wordt eerst een basis gecreëerd voordat de uitzonderingen worden opgepakt en ingericht. Voor het neerzetten van deze stabiele basis zullen we een aantal nalopen. Voor gebruiksgemak en overzicht is er een handige checklist beschikbaar in de applicatie, zodat deze punten eenvoudig afgevinkt kunnen worden. Je kunt daarbij denken aan huisstijl, verschillende flows, betaalmogelijkheden en natuurlijk templates voor het versturen van de betaalverzoeken. De checklist in Notify natuurlijk een goed inzicht in de status van de Notify implementatie. Heldere communicatie is wat dat betreft key 😊
Onze stappen bij een standaard inrichten
- We maken een koppeling met jouw boekhoudpakket
- We controleren alle data die binnenkomt
- We stellen de huisstijl en alle flows in, ook voegen we de juiste betaalmogelijkheden toe
- Voordat we live gaan doen we nog een uitgebreide check, samen met jou
- Live! Wat altijd een feestje is!
- Implementatie proces Notify is afgerond.
Met het afronden van bovenstaande punten kan jij als klant al binnen een week starten met het gebruik van Notify. De duur van de implementatie is wel afhankelijk van de complexiteit van het jouw organisatie. We bespreken dat vooraf en geven daarop ook een heldere planning af. Zo ontstaan er geen onduidelijkheden.
Wanneer de basis van Notify staat wordt samen gekeken naar een zo passend mogelijke inrichting voor alle flows. Hierbij is het belangrijk dat de klant er rekening mee houdt dat eventueel de eigen werkwijze wat aangepast moet worden om het proces volledig te kunnen optimaliseren. Aan beide kanten wordt in de beginfase dus hard gewerkt, zodat we daar later de vruchten van plukken 😊
Ben je live met Notify debiteurenbeheer software? Dan sta je er echt niet alleen voor. We blijven met jou in contact om zo te zien of we je nog ergens mee kunnen helpen. Daarnaast hebben wij een chatfunctie in de software verwerkt, waarmee je ons overdag direct kunt bereiken. Dat is wel zo makkelijk. Vaak zien we dat bedrijven alles na twee weken wel wordt begrepen en dat de klant vaak wel uit de voeten kan met ons helpcenter.
Conclusie: Ja het is een verandering, ja het is spannend, maar je wordt altijd bijgestaan door een ervaren support specialist en de livegang vindt alleen plaats wanneer je er écht klaar voor bent.
Klinkt onze software je ook aantrekkelijk in de oren, plan dan hieronder een demo in!
