Wat is debiteurenbeheer en hoe kun je dat automatiseren?

18 oktober 2022
dispuutmanagement notify

Het zal je wellicht verbazen, maar er zijn nog steeds bedrijven die het debiteurenbeheer handmatig doen. Vaak hebben ze wel een boekhoudpakket, maar lang niet alle functies voor goed debiteurenbeheer worden daarin ondersteund. Zonde, want waarom zou je iedere week uren aan taken besteden die gemakkelijk geautomatiseerd kunnen worden? Dit is bovendien niet alleen tijdbesparend, maar geeft ook een beter resultaat. Bij Notify hebben we alle taken van het debiteurenbeheer onder de loep genomen en zo hebben wij in onze ogen de beste software voor debiteurenbeheer gemaakt. Om je een voorproefje te geven: gemiddeld wordt er 30% sneller betaald door debiteuren wanneer er gebruikt wordt gemaakt van onze software. In dit artikel vertellen we meer over: Wat is debiteurenbeheer en hoe kun je dat automatiseren?

Debiteurenbeheer automatiseren, hoe doe je dat?

Met deze vraag zijn wij enkele jaren geleden aan de slag gegaan. Met een team van accountants en software developers hebben we iedere stap van het debiteurenbeheer in kaart gebracht. Met de door onszelf ontwikkelde software kan ieder bedrijf op een eenvoudige manier het debiteurenbeheer automatiseren, ongeacht hoe ingewikkeld je boekhoudpakket ook is. Je kunt middels een koppeling je boekhoudsoftware aan onze software voor debiteurenbeheer koppelen. Vervolgens gaan alle taken automatisch en krijg je alleen nog maar notificaties als er een menselijke handeling nodig is.

Wat is het debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer is, zoals de naam het al aangeeft, het beheren van debiteuren. Logisch, zul je denken, maar hoe goed beheer jijzelf debiteuren? De meeste bedrijven houden het debiteurenbeheer bij de kerntaken: factureren, herinneren, bankmutaties nalopen en niet te vergeten: af en toe een incasso-opdracht aanmaken. Maar heb je wel eens gedacht aan een kredietcheck voor bestaande en nieuwe debiteuren? Of aan het verlagen van het debiteurensaldo of het verbeteren van de cashflow? Ook dit zijn taken van het debiteurenbeheer. Je krijgt meer tijd voor deze taken door andere taken te automatiseren.

Wat zijn debiteuren?

Misschien is dit een vraag waar je het antwoord al op weet, maar we leggen het graag uit. Wij hebben bij het bouwen van onze debiteurenbeheer software namelijk ook goed naar de definitie gekeken. Debiteuren zijn klanten die nog een rekening moeten betalen. Klantcontact is dus een belangrijk onderdeel van debiteurenbeheer en ook dit hebben we kunnen automatiseren. Want waarvoor heb je op de administratie contact met debiteuren? Een debiteur zal bellen omdat hij of zij een factuur niet kan vinden, andersom bel jij de debiteur als een betaling te laat is. Hoe dit in onze software allemaal is geautomatiseerd, vertellen we graag.

    debiteurenbeheer automatiseren

    Onze debiteurenbeheer software: zo automatiseren we bij Notify

    Notify geeft je dagelijks, via de uitgebreide agenda, een realtime en duidelijk overzicht van de acties die je kunt oppakken. Of dat nu gaat om inzicht in binnengekomen betalingen, te versturen herinneringen voor openstaande facturen, of het afhandelen van een klacht. Notify heeft het. En dat niet alleen: de management- en rapportages in Notify zorgen ervoor dat jij volledig inzicht hebt in alle prestaties van je organisatie. Dat helpt je de juiste mensen binnen jouw organisatie op de hoogte te houden en te betrekken bij  het credit management proces.

    Herinneringen sturen

    Door de koppelingen in Notify, weten we wanneer een factuur betaald wordt. Je kunt zelf in de debiteurenbeheer software flows instellen. Zo bepaal je welke stappen er in het herinneringsproces voorbijkomen. In onze ervaring is het tijdig en adequaat herinneren een belangrijk middel om facturen sneller betaald te krijgen. Indien je het debiteurenbeheer nu uitbesteedt, zal je kosten besparen doordat er meer geautomatiseerd wordt. Zorg je zelf voor de debiteurenadministratie? Dan houd je meer tijd over voor andere dingen.

    Rapportage en notificaties

    Je hebt nu gelezen over de tijdsbesparing die het automatiseren van het debiteurenbeheer teweeg brengt en over de snellere betaling waar je op kunt rekenen. Dit brengt ons bij rapportages en notificaties. Niet alles in het debiteurenbeheer is te automatiseren. Oordelen of een debiteur nog nieuwe orders kan plaatsen of het beoordelen van de kredietwaardigheid; daar is en blijft menselijke kennis voor nodig. Met Notify rapportages en notificaties krijg je hier meer grip op.

    Grip op debiteurenbeheer

    Uit gesprekken met ondernemers en administratief medewerkers kwam één ding altijd weer naar voren: men mist grip op het debiteurenbeheer. Er is geen inzicht in hoeveel er nog open staat, wat het betaalgedrag van debiteuren is en hoe de situatie er voor een debiteur uitziet. Wij hebben hiervoor een agenda in het debiteurenbeheer verankerd. Hierin zie je precies wat er wanneer gebeurt. Automatische acties, bel-afspraken en incasso-opdrachten zijn voorbeelden van wat er in de agenda opgenomen kan worden. Hiermee krijg je meer grip en overzicht, je kunt het zelf vrijblijvend ervaren.

    Ervaar het zelf

    Hopelijk hebben we een duidelijk antwoord gegeven op de vraag: “Wat is debiteurenbeheer en hoe kun je dat automatiseren?” Notify gebruiken is anders dan ieder ander boekhoudpakket. Het werkt namelijk naast je bestaande boekhoudpakket waardoor overstappen van boekhoudprogramma niet nodig is. Met de meest voorkomende administratiesystemen hebben wij een bestaande koppeling. Hierdoor kunnen we makkelijk en snel een demo voor je klaar zetten. Je kunt Notify 30 dagen gratis proberen. We bieden dit aan zodat je op een vrijblijvende manier onze software kunt leren kennen. Wil je liever eerst over de schouder van een specialist van Notify meekijken? Plan dan een demo in.

    Wat kost Notify?

    Met een tijdsbesparing op de debiteurenbeheer afdeling en een 30% snellere betaling verwacht je wellicht een hoge prijs. Wij hebben onze prijzen opgedeeld in drie verschillende pakketten, bekijk de prijzen hier. Met de prijzen voor onze debiteurenbeheer software is het voor een bedrijf van elke omvang laagdrempelig om het debiteurenbeheer te automatiseren. Met add-ons is Notify vervolgens helemaal naar wens uit te breiden. Je hoeft Notify niet zelf in te richten, dit doet een specialist samen met jou. Jij weet immers alles van jouw administratie, en wij weten alles van onze software.

    Heb je nog vragen?

    Maak kennis met het team achter Notify en neem gerust contact met ons op. We vertellen je in een persoonlijk gesprek graag meer over onze software en kunnen je advies geven voor een effectief debiteurenbeheer. Heb je geen boekhoudkundige opleiding gevolgd? Geen probleem, we houden van heldere communicatie. Er bestaan geen slechte vragen en geen vraag is ons te gek! Plan nu jouw kennismaking in en zet de eerste stap naar het automatiseren van jouw debiteurenbeheer!

    Bekijk mogelijkheden Geheel vrijblijvend

    Plan een kennismaking