Wat is nou eigenlijk debiteurenbeheer?

25 juli 2022

Voor ieder bedrijf is debiteurenbeheer een essentieel onderdeel van de administratie. Wat is debiteurenbeheer? Binnen dit deel valt alles van het factureren van klanten tot het controleren van betalingen. Ook eventueel het overdragen van de factuur aan een incassobureau valt hieronder. Debiteurenbeheer wordt omdat het van directe invloed is op het voortbestaan van het bedrijf en op bedrijfsrisico’s, als een cruciaal onderdeel gezien. In dit kennisartikel lees je debiteurenbeheer tips, hoe een debiteuren afdeling eruit ziet en waarom debiteurenbeheer uitbesteden handig kan zijn.

Debiteurenbeheer tips

Aangezien dit een kennisartikel is, willen we beginnen met het delen van onze kennis. Welke debiteurenbeheer tips geven wij als specialist in debiteurenbeheer?

  1. Factureer direct na afronding van de opdracht of na levering van de producten.
  2. Factuur met name bij hogere bedragen vóór het starten aan een opdracht of vóór levering een kredietcheck.
  3. Spreek indien mogelijk betaling in termijnen af, je spreidt het risico en je voorkomt een verliespost op je eigen balans.
    Gebruik debiteurenbeheer software zoals Notify om debiteurenbeheer taken, zoals herinneringen sturen, te automatiseren.
  4. Verstuur herinneringen direct op de dag dat de factuur verloopt.
  5. Maak het makkelijk voor jouw debiteuren om te betalen. Wij hebben daarvoor ons eigen online klantportaal. Je kunt deze met een Notify abonnement ook voor jouw klanten gebruiken.

Bij veel bedrijven is het debiteurenbeheer een taak van de administratie. Dit is logisch, want zeker met goede software zoals die van ons, heb je er geen dagtaak meer aan. Toch moet debiteurenbeheer geen ondergeschoven kindje worden. Want het debiteurenbeheer omvat meer dan alleen verlopen facturen nabellen. Een kredietcheck doen op nieuwe debiteuren en de kredietwaardigheid van bestaande debiteuren in de gaten houden, kan een bedrijf beschermen tegen een eventueel faillissement. Ook de btw terugvragen van facturen die niet meer betaald worden, is een taak van de debiteuren afdeling.

Vormen van debiteurenbeheer uitbesteden

Er zijn meerdere vormen van het debiteurenbeheer uitbesteden. Wij van Notify hebben een unieke oplossing. Jij doet als administratie medewerker of ondernemer enkel de taken die echt handmatig gedaan moeten worden, wij doen de rest. Dit betekent onder andere het realiseren van een koppeling met het boekhoudpakket met als gevolg een automatisering van de meeste taken. Dit is een light variant van debiteurenbeheer uitbesteden, want zelf houd je controle en kennis. Bij debiteurenbeheer uitbesteden aan een bedrijf zul je zelf de facturen nog sturen, en de rest wordt opgepakt door een externe partij. Tot slot is er factoring, daarbij krijg je de factuur direct uitbetaald door de factoringmaatschappij. Vervolgens gaan zij de factuur innen bij jouw debiteur. Dit klinkt aantrekkelijk, maar je verliest veel controle en het kost een hoog percentage.

Wat is een debiteurenbeheerder?

Een debiteurenbeheerder is iemand die de eerder genoemde taken uitvoert. Als debiteurenbeheerder ben je (mede)verantwoordelijk voor de cashflow van het bedrijf. Er moet immers wel voldoende geld binnenkomen om de eigen facturen van leveranciers te kunnen voldoen. Je staat daarvoor in nauw contact met andere administratieve medewerkers, zoals de crediteuren administratie. Wat houdt crediteurenbeheer in? Dit is de andere kant van de administratieafdeling. Hier worden de uitgaande facturen gecontroleerd en betaald.

Wat doe je bij debiteurenbeheer handmatig

Zo makkelijk als de factuur sturen en ‘klaar is kees’ is het helaas niet. Notify en andere software kan veel automatiseren, maar niet alles. Een veelgehoord gezegde is “ken je klant” en dat blijft uiteindelijk toch echt mensenwerk. Als debiteurenbeheerder is dit vaak ook het leukste onderdeel van het werk. Door in nauw contact te staan met debiteuren, of bij grotere organisaties met de sales afdeling, houd je een vinger aan de pols. Jij weet op den duur als geen ander hoe het ervoor staat bij een debiteur of soms zelfs in een hele branche. Je leert vooruit te kijken en weet op den duur precies de juiste adviezen te geven. Je zult bijvoorbeeld pro-actief adviseren om bijvoorbeeld betaaltermijnen te verkorten, een vooruitbetaling te vragen of een leveringsstop in te zetten. Dit is het strategische werk waar een debiteurenbeheerder van houdt.

Wat is een goede debiteurenbeheerder?

Je kunt geen goede tuinman worden als je de hele dag alleen maar gras maait. Je kunt dus ook geen goede debiteurenbeheerder worden als je niet toekomt aan het strategische gedeelte van je functie. Daarom is slimme software onmisbaar voor de debiteurenbeheerders van nu. Met de juiste ondersteuning hebben zij de tijd om de organisatie te verbeteren en ook aan zichzelf te werken. Ook op het vlak van debiteurenadministratie zijn er dus ontwikkelingen gaande om op de voet te volgen. Doordat dit naast de ontwikkelingen in de branche waarin jouw bedrijf zelf werkzaam is komt, is daar vaak geen tijd voor. Dus wat is een goede debiteurenbeheerder? Een debiteurenbeheerder die met Notify werkt!

Dit wist je misschien nog niet van debiteurenbeheer

Omdat je op dit moment misschien nog onvoldoende tijd hebt om op de hoogte te blijven van administratieve ontwikkelingen, volgen hieronder kort de highlights.

  • Vanaf 1 juli 2022 zijn grote bedrijven verplicht om rekeningen van middelgrote en kleine bedrijven binnen 30 dagen te betalen.
  • Je kunt grote bedrijven die niet op tijd betalen aangeven bij het Meldpunt Achterstallige Betalingen van de ACM ((Autoriteit Consument & Markt).
  • Staat het eigendomsvoorbehoud in jouw algemene voorwaarden? Hierdoor heb je het recht als een klant niet betaalt om de geleverde goederen terug te vorderen.
  • Verdiep je in de wettelijke rente die je in rekening mag brengen bij wanbetaling. Lees deze op de site van de overheid.
  • Zit je zelf tegen faillissement aan, of zie je dit voor je debiteur aankomen? Verdiep je dan in de Wet Homologatie Onderhands Akkoord (WHOA)

Voer eens een gesprek met een specialist

Het is onze ervaring dat een gesprek van ongeveer 15 tot 30 minuten al heel verhelderend kan zijn. Neem daarom dus gerust eens contact met ons op om snel op de hoogte gebracht te worden.

DSO als leidraad

DSO als leidraad

Elke Credit Manager of debiteurenbeheerder heeft er wel eens van gehoord; de DSO, oftewel Days Sales Outstanding. De...