Zes tips voor een toekomstproof debiteurenbeheer

13 september 2022
toekomstproof debiteurenbeheer

Het gaat goed met de je bedrijf, de opdrachten stromen binnen en je omzet stijgt. Helaas stijgt het bedrag aan openstaande facturen net zo hard. Het lukt je maar net om de broodnodige investeringen te doen en leveranciers moeten soms net wat langer wachten op hun geld. Hoe kan dat nou? Je omzet en bedrijf blijft toch groeien…?

Het beheren van de debiteurenadministratie heeft niet altijd de hoogste prioriteit. De klanten betalen uiteindelijk vanzelf wel, is vaak de gedachte. Maar hoe langer de facturen openstaan, hoe minder geld jij beschikbaar hebt om bijvoorbeeld leveranciers of personeel te betalen, of belangrijke investeringen te doen voor de toekomst van de onderneming. En blijft een onbetaalde factuur lang liggen? Dan loop je zelfs het risico dat een klant uiteindelijk niet meer bereid is te betalen. Hoe langer de betaling uitblijft, hoe kleiner de kans dat het geld nog op je rekening belandt.

Goed debiteurenbeheer loont en is dan ook een essentieel onderdeel van jouw bedrijf. Hoe beheer je het vertrouwen dat je aan je relaties geeft? Met welke klanten ga je in zee en onder welke voorwaarden? En welke stappen onderneem je als een klant niet op tijd betaalt? Met effectief ingericht debiteurenbeheer bewaak je je cashflow, zodat je bedrijf alle ruimte krijgt om te groeien. Je krijgt van ons in deze blog 6 tips.

  1. Wees klantgericht en denk commercieel

Even een klein stukje theorie: zodra een klant diensten of producten heeft afgenomen en een factuur van jou heeft ontvangen, wordt de klant een debiteur. Een klant levert iets op, maar het woord ‘debiteur’ heeft een negatieve bijklank: een debiteur wordt gezien als een potentiële wanbetaler. Met het veranderen van de terminologie neemt de service richting de klant af. Zeker naarmate een factuur langer onbetaald blijft, neemt de druk toe. Toch blijft een commerciële aanpak belangrijk, ook vanuit debiteurenbeheer. Denk mee met de klant en bewaak de goede zakelijke relatie. Bijvoorbeeld door na de levering van de diensten of goederen contact op te nemen met de klant en te vragen of alles (inclusief de factuur) in goede orde is ontvangen. Zo voorkom je dat klachten pas na het verstrijken van de betaaltermijn boven tafel komen. Of dat pas later blijkt dat de factuur nooit is ontvangen. De juiste aandacht maakt hét verschil!

  1. Maak betalen zo makkelijk mogelijk

Houd het contact met debiteuren zo persoonlijk mogelijk. Communiceer op een positieve, maar duidelijke manier. Gebruik de naam van de contactpersoon en maak het de klant zo makkelijk mogelijk om te betalen. Bijvoorbeeld door een papieren factuur te vervangen door een digitale factuur en natuurlijk door een betaallink mee te sturen met de factuur.

  1. Wees vriendelijk, maar blijf duidelijk

Informeer of de klant de factuur ontvangen heeft. Maar komt een klant een afspraak (herhaaldelijk) niet na? Wees dan niet bang om de klant te herinneren aan de afspraken die je samen heeft gemaakt. Als een klant merkt dat jij geen strak debiteurenbeleid voert, bestaat de kans dat de klant meer ruimte pakt en jouw facturen voortaan onder op de stapel legt. En dat is natuurlijk niet wat je wilt!  

  1. Automatiseer het betaalproces

We leven inmiddels in 2022. Voor het debiteurenbeheer van veel bedrijven geldt de zogenaamde 80/20-regel. Dit wil zeggen dat de debiteurenportefeuille voor circa 80 procent uit kleine klanten bestaat met relatief weinig aandacht, terwijl de overige 20 procent bestaat uit grotere klanten die veel meer aandacht vragen. Breng focus aan in je debiteurenbeheer door het betaalproces van de grote groep kleine klanten te automatiseren. Weg met al die tijdrovende en administratieve taken! Met de juiste debiteurenbeheer software zorg je dat jouw facturen sneller betaald worden en dat jij op een ontspannen manier met je klanten kunt communiceren. Met de juiste software zorg je voor snellere betalingen, 100% controle en blijft er meer tijd over voor persoonlijke contact met de klanten die meer aandacht nodig hebben.

    debiteurenbeheer software
    1. Zorg voor overzicht: meten is weten

    Waar staat het debiteurenbeheer van jouw bedrijf? Wat is je onderneming kwijt aan late betalers? Maak de kosten inzichtelijk door je DSO te berekenen. Dit getal geeft aan hoe lang het gemiddeld duurt voordat jouw facturen betaald worden. Hoeveel kost dit jouw onderneming? En misschien nog wel interessanter: wat levert het jouw onderneming op als je erin slaagt om de DSO met een X-aantal dagen te verlagen?

    1. Maak gebruik van software

    Breng structuur in je debiteurenportefeuille met behulp van de juiste debiteurenbeheer software. Zo houdt je zicht op je debiteuren. Welk bedrag staat er open? En van welke facturen is de betalingstermijn verstreken? Ons motto: automatiseer je debiteurenbeheer waar het kan en voegen persoonlijke communicatie toe waar het nodig is. Met onze ijzersterke debiteurenbeheer software zorgen we voor snellere betalingen, meer overzicht en ruimte voor persoonlijk contact. De software doet het administratieve werk, zodat jij alleen nog maar hoeft te controleren.

    Samen staan we sterker en daarom pakken we graag samen met jou je debiteurenadministratie op, debiteurenbeheer uitbesteden is dan helemaal niet nodig! We verbeteren de betaalflow en brengen meer inzicht. Notify doet het werk voor je,stuurt automatisch betaalverzoeken uit, zodat jij je kunt focussen op je onderneming en de resultaten. En, met de dagelijkse updates houd je altijd de controle.

    Wil je meer weten over Notify, of heb je een vraag over onze dienstverlening? Wij zijn benieuwd naar jouw verhaal. Vul jouw gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op!

    Bekijk mogelijkheden Geheel vrijblijvend

    Plan een demo

    DSO als leidraad

    DSO als leidraad

    Elke Credit Manager of debiteurenbeheerder heeft er wel eens van gehoord; de DSO, oftewel Days Sales Outstanding. De...